30 Tipps | Effizienter im Home-Office arbeiten

Dein Home-Office kann ein Ort sein, um ungestört nach dem Arbeitstag etwas nachzuarbeiten, seine Haushaltsausgaben festzuhalten oder als vollwertiger Arbeitsplatz für einen Lebensunterhalt.
Um effizienter zu arbeiten und die vorhandene Arbeitzeit optimal auszunutzen, haben wir 30 nützliche Tipps für euch zusammengestellt.
effizienter im Home-Office arbeiten

Im Home-Office effizienter arbeiten – einfache Tipps

1 | Beanspruche einen Raum

Falls du es nicht schon ohnehin bereits getan hast, benötigst du als ersten Schritt für mehr Produktivität einen eigenen Arbeitsbereich in einem Home-Office.
Es sollte ein Raum oder Bereich in deiner Wohnung sein, an dem du zu jeder Tageszeit in Ruhe arbeiten kannst.

Auszuschließen sind daher der Familien-PC, ansonsten wir dein Platz von den Kindern nach der Schule besetzt. Deine Excel-Tabelle verliert klar gegen die Actionheld in den Computerspielen.
Das Gleiche gilt für deinen Laptop neben der Couch im Wohnzimmer.

Ein kleiner Schreibtisch genügt bereits, dazu ein Stuhl und eine Lampe, damit du auch im Dunkeln arbeiten kannst. Zur Not kannst du auch die Abstellkammer in einen Arbeitsbereich umwandeln.
Das machst zum Beispiel Sinn, wenn du dein Home-Office nach der Arbeit noch zur Nachbereitung brauchst.

2 | Befreie dein Home-Office von Ablenkungen

Wenn du deinen eigenen Bereich gefunden hast, versuche alles, was dich ablenken könnte oder deine Arbeitsweise negativ beeinflussen kann, wegzuräumen.

Du kennst das bestimmt auch – du hast etwas wichtiges zu tun, aber zuerst macht man etwas anderes und fängt gar an, die Küche aufzuräumen.
Oh, da liegen Hanteln, ich wollte dieses Jahr sowieso mehr Sport treiben.
Letztlich wirst du nicht fertig mit deiner eigentlichen Arbeit und wirst zu viel abgelenkt.

Versuche dein Arbeitsumfeld ablenkungsfrei zu halten. Das gilt auch für Fernseher und alles anderen in deinem Haushalt.

3 | Gestalte deine Home-Office nach deinen Vorlieben

Da es dein Arbeitsbereich ist, solltest du ihn so einrichten, dass du dich wohl fühlst.
Dein Home-Office braucht vielleicht mehr als nur einen Schreibtisch und einen Bürostuhl.

Falls du beispielsweise Manuskript oder Dokumente lesen musst, warum nicht einen Sessel mit einer guten Lampe in die Ecke stellen.
Ein langen Tisch macht Sinn, wenn du Platze für ein Menge Unterlagen brauchst, oder falls du Kunden zu einem Meeting einladen möchtest.

Viel Licht verbessert ebenfalls die Effizienz am Arbeitsplatz, als sorge für eine gute Beleuchtung. Direkt an einem Fenster, weiterhin auch für die Abendstunden für gute Licht mit einem großen Lampe sorgen.

Einmal alles nach deinen Wünschen und Bedürfnissen eingerichtet, kannst du dich freier bewegen und dein Home-Office besser nutzen.

4 | Lege deine Arbeitsstunden fest

Um wirklich effizient zu arbeiten, solltest du dir fixe Arbeitszeiten setzen. Das kann der typische 9 Uhr bis 17 Uhr Tag sein oder kannst die Zeit durch mehr Effizienz kürzen und arbeitest 2 Stunden weniger.
Außer wenn dir deine Firma Rahmenzeiten, zu denen du verfügbar sein musst, kannst du dir deine Arbeitszeit im Home-Office frei einteilen. Wichtig ist nur, diese festzulegen.

5 | Halte dich an deine Arbeitszeiten

Es reicht jetzt nicht, fest Zeiten zu haben, du muss dich auch an sie halten. Stell sich, dass du an deinem Home-Office sitzt, wenn du es auch sollst. Hör auf, wenn deine Zeit zu Ende ist.
Du kannst später deine Arbeitszeiten anpassen und auf deinen Rhythmus justieren. An erster Stelle steht aber erstmal, dich an feste Zeiten zu gewöhnen und deine Arbeit nicht irgendwie auf den Tag zu verteilen. Am Ende vergeudest du wertvolle Zeit.

6 | Unterscheide zwischen PCs für die Freizeit und die Arbeit

Nicht nur ist dieser Punkt wichtig, wenn du dein Home-Office als Arbeitsplatz von der Steuer absetzen möchtest, du solltest Arbeit von Freizeit auch für eine maximale Effizienz teilen.
Kaufe einen günstigen Laptop für dich und deine Familie, der im Alltag genutzt werden kann. Dein Arbeitscomputer bzw. Business-Notebook bleibt unter Verschluss und wird nur für deine Aufgaben im Home-Office genutzt.
So bleiben vertrauliche Daten an ihrem Platz und du kannst dich mehr fokussieren.

7 | Teste verschiedene Zeitrahmen

Wenn du an Maximierung deiner Effizienz im Home-Office arbeitest und nicht an fixe Zeiten gebunden bist, versuche unterschiedliche Zeiten. Versuche so herauszufinden, wann du am produktivsten bist.
Vielleicht findest du für dich heraus, dass dir frühe Zeiten ab 4-5 Uhr mehr stehen, andere sind eher Nachteulen und sind lange nach Mitternacht noch aktiv.
Es kann sein, dass dir die nächtliche Ruhe hilft, dich besser zu konzentrieren und deine Arbeit effektiver zu erledigen.

8 | Checke deine E-Mails dreimal

Der größte Zeitfresser im Geschäftsleben sind E-Mails. Um diese Ablenkung zu minimieren, schließe einfach dein Postfach und öffne es nicht. Außer in Ausnahmesituationen, wenn dein Chef dich dazu auffordert.
Du stehst ja auch nicht den ganzen Tag am Fenster und wartest auf den Postboten.
Arbeite mit einem geschlossenen E-Mailfach und schaue nur dreimal am Tag rein.
Am besten einmal morgens, nach dem Mittagessen und bevor du offline gehst.

9 | Installiere Software zum blockieren

Ein Beispiel sind Plug-Ins, also Erweiterungen, für den Browser.
Solltest du dazu neigen, immer wieder auf Facebook oder Youtube vorbeizuschauen, kannst du dir den Zugang durch diese Erweiterungen verbieten.
Man stellt sich selbst eine Art Kindersicherung, die dir dabei helfen kann, deine schlechten Angewohnheiten zu stoppen.

10 | Nutze einen Timer

Damit du nicht dauernd auf die Uhr schauen muss, stelle dir einen Timer. Arbeite zum Beispiel eine Stunde an deinem Projekt und stoppe, sobald der Timer klingelt.

Mache eine Pause und bewege ich.

Ebenfalls kannst du den Timer für eine bestimmte Uhrzeit setzen, wenn du zum Beispiel ein Verabredung hast oder andere Dinge tun musst.

Hierfür kannst du entweder dein Smartphone benutzen oder du probierst einen Online-Timer.

11 | Plane Langfristig

Anstatt sich nur für den nächsten Tag vorzubereiten und an deiner Liste für wenige Stunden zu arbeiten, solltest du im Home-Office deine Aufgaben und Projekte aus einer langfristen Sicht betrachten.
Schaut nach, wie groß ein Projekt ist und in wieviele einzelne Aufgabenbereiche es eingeteilt werden muss. So kommt euch weniger in eurem normalen Arbeitsablauf in die Quere.

12 | Nutze Online-Kalender

Verwende eine speziellen Kalender in Outlook oder nutze den Google Kalender um die Übersicht über deine tägliche Arbeit im Home-Office nicht zu verlieren.
Du kannst den Kalender mit deinem Smartphone und anderen mobilen Endgeräten synchronisieren. Auf diese Weise kannst du jeden Tag immer deine To-Do Liste abchecken.

13 | Arbeite kurz, dann lang, dann wieder kurz

Starte mit einer kleinen Aufgabe in den Tag, damit du nach der Erledigung motiviert weiterarbeiten kannst. Am besten ist es, nicht sofort mit dem checken der E-Mails anzufangen, sondern mit einer sich abwechselnden Aufgabe zu beginnen.

Danach kannst du zur größten Aufgabe des Tages übergehen. Sobald du diese erledigt hast, werden dir die anderen Aufgaben des Tages viel leichter erscheinen. Dazu hast du den größten Klotz schon abgearbeitet, dann ist das nicht mehr im Hinterkopf.

Anschließend kannst du einige kleinere Aufgaben erledigen.

Diese Vorgehensweise ist auch für mich die sinnvollste.
Du startest in den Tag mit einer kleinen, machbaren, Aufgabe und hast sie schnell erledigt. Da du nach der Erledigung motiviert bist mehr zu tun, mach die größte Aufgabe. Der Rest deiner Aufgaben im Home-Office geht viel leichter von der Hand. Eine sehr effiziente Methode, wie ich finde.

14 | Bereite deinen nächsten Arbeitstag vor

Verlasse nie dein Schreibtisch im Home-Office, ohne den nachfolgenden Tag vorzubereiten.
Wenn du bereits das Dokument am nächsten Morgen vorbereitet vorfindest, kannst du direkt mit der Arbeit beginnen.
Das gleiche gilt für eine kurze To-Do Liste aller zu erledigenden Dinge.
Am besten den Tag ausklingen lassen, indem man alles für den nächsten vorbereitet.

Ich habe neben meiner To-Do Liste bereits herausgesucht, wo ich etwas recherchieren muss oder wen ich kontaktieren muss.
So kannst du direkt anfangen und musst nicht zuerst alles vorarbeiten.
Du kannst auch die nächste Woche grob vorplanen. Falls du effizient gearbeitet hast und schneller als erwartet mit deinem Tagespensum fertig geworden bist, kannst du auch für den nächsten Tag einige Aufgaben vorarbeiten.

15 | Verwende eine To-Do Liste

Wie bereits erwähnt, kann die tägliche To-Do Liste eine echte Hilfe sein, um im Home-Office effizient und zeitsparend zu arbeiten.

Während du notiere schnell einige Dinge auf, die dir in den Kopf kommen, was du am Donnerstag tun musst.

Meistens ist es so, dass du dich während der Arbeit auch mehr um die Dinge konzentrieren kannst, die sich rund darum befasst. Dein Gehirn ist im „Arbeitsmodus“, daher kommen dir diese einzelnen Aufgaben besser in den Sinn. Schreibe sie auf, dann vergisst du sie nicht und musst später nicht versuchen, dich daran zu erinnern.

Mit einer vorhandenen Liste kannst du direkt loslegen und vergeudest keine Zeit, über alles, was getan werden musst, erst einmal nachzudenken.

16 | Schalte dein Telefon aus

Wenn du noch ein Telefon in deiner Wohnung oder deinem Haus hast, stöpsel des aus oder schalte es zumindest stumm. Das gleiche gilt auch für dein Handy.
Ausnahme sind wichtige Anrufen, hier kannst du auf dem Display nachschauen, wer gerade anruft.

17 | Mache Pausen

Üblicherweise sind wir für einen Zeitraum von erster Stunde besonders produktiv.
Strukturieren deinen Arbeitstag daher in einzelne Stundenblöcke, wenn es möglich ist. Nutze alternative einen Timer, um nach einer Stunde zu wissen, wann du eine Pause machen solltest.

Nach einer Stunde solltest du aufstehen, die etwas zu trinken besorgen und dich etwas strecken.
Im Home-Office kannst du auch ganz ungeniert einige Kniebeuten machen. Gehe ein weniger herum, lüfte.

Dann kannst du wieder mit der Arbeit weitermachen und du wirst merken, dass du dich frischen und konzentrierter füllst.

Zu lange Pausen können wiederum den Fokus auf die Arbeit reduzieren.

Viele machen diese Übungen im Büro auf der Toilette, um skeptische Blick der Kollegen zu vermeiden.
Andererseits sehen einige Experte das Sitzen als das neue Rauchen an. Also auch im Büro, macht eine Pause und streckt euch.

18 | Limitiere deine Arbeitszeiten

Wenn du an einen normalen 8-Stunden-Arbeitstag gewöhnt bist, wirst du Zuhause im Home-Office ohne die Ablenkung im Büro wahrscheinlich effizienter arbeiten. Versuche deine Arbeit zuerst in sieben Stunden zu erledige, dann in sechs. Wenn das gut klappt, könntest du versuchen, insgesamt noch weniger Zeit zu investieren.

19 | Belohne dich selbst

Belohnungen steigern die Motivation, das gilt auch, wenn du dich selbst belohnst.
Entwickle ein System, wo du dir für einen längeren Zeitraum am Tag eine Pause nimmst und Dinge tust, die du auch gerne in deiner Freizeit machst.

Wenn du weißt, dass du auf eine spaßige Pause hinarbeitest, wird dein Energielevel hoch bleiben.
Du siehst die Arbeit als ein Mittel, um dir deine angenehme Pause zu verdienen. Schwierige oder langweilig erscheinende Aufgaben wirst du aus einer anderen Perspektive sehen

20 | Erstelle ein To-Do Liste für deinen Haushalt

Du erstellst bereits eine To-Do Liste für deine Arbeitsaufgaben.
Eine weitere für dein Aufgaben rund um den Haushalt ist ebenfalls wichtig.
Grund für eine zweite Liste: alles was dir nebenbei in den Kopf kommt, was noch getan oder besorgt werden muss, verringert deine Konzentration und verhindert eine effiziente Arbeitsweise im Home-Office. Wenn alles bereits geplant und aufgeschrieben ist, kannst du deine Energie gezielt auf die wichtigen Dinge rund um dein Business richten.

21 | Erstelle eine Musikliste

Musik steigert die Effizienz sowie Motivation am Arbeitsplatz, das zeigt sich nicht nur in der Praxis, sondern wurde auch durch zahlreiche Studien belegt.

Falls du Lieder hast, die dich antreiben und dich motivieren, dann erstelle für dein Home-Office deine eigene Musikliste.
Benutze peppige und lebendige Musik, gleichzeitig sollten dich die Stücke nicht von der Arbeit ablenken.

Ein großes Ablenkungsproblem kann dein PC bzw. Laptop darstellen. Es ist dein Hauptarbeitsinstrument, gleichzeitig ist es auch eine Unterhaltungsmaschine für Spiele, Videos und andere Dinge.
Solltest du kein geeigneten Musiktitel haben, such dir einen Radiokanal mit Jazz, Klassik oder auch was rockiges. Auf Youtube findest du auch eine riesige Auswahl an zusammengestellten Musikstücken.

22| Schaffe eine Routine

Während eines Tages, einer Woche und eines Monats solltest du dir eine gewisse Routine aneignen.
Wenn du dich an diese Routine gewöhnt hat, wirst du instinktiv wissen, was als nächstes zu tun ist und du wirst einfacherer von einer Aufgabe zu nächsten wechseln können.

23 | Veröffentliche deine Arbeitszeiten

Für den Fall, dass du routiniert mit an anderen zusammenarbeitest, kannst du verpasste Calls oder Schwierigkeiten bei der Terminvereinbarungen umgehen, indem du deine Arbeitszeiten online teilst.

Über Skype oder anderen Instant-Messengern, kannst du eine Nachricht hinterlassen, wenn du mal nicht online bist. Das Gleiche kannst du für deine E-Mails mittels einer automatisierten Antwort machen.

24 | Stelle einen virtuellen Assistenten ein

Durch das Outsourcen einfacherer Aufgaben kannst du die wirklich wichtigen Aufgaben gezielter angehen und verlierst keine Zeit mehr mit irgendwelchen Kleinigkeit.
Ein virtueller Assistent ist wie eine Sekretärin 2.0, also eine Person, die ebenfalls online ist.

Die Planung und Organisation von Veranstaltungen sowie Terminen gehört dazu. Weiterhin können hierzu die Vorbereitung der Buchhaltung und die Korrespondenz mit anderen Geschäftsleuten dazu gehören.

25 | Streiche irrelevante Projekte

Als Selbständiger und Unternehmer beschäftigt man sich manchmal auch mit Projekten, die eher eine Zeitvergeudung sind und keine zusätzliche Einnahmen einbringen.

Optimiere deine profitablen Business-Projekte für dein Home-Office, konzentriere dich von nun an nur auf diese Projekte. Eliminiere die unprofitablen und du kannst effizienter arbeiten.

26 | Arbeite zu ungewöhnlichen Tageszeiten

Ein gewöhnlicher Arbeitstag kann dich zumeist von deiner eigentlichen Arbeit ablenken.
Ständig klingelt das Telefon, du musst dich um die Familie kümmern oder jeden klingelt an der Tür.

Nimm dir Zeit im Home-Office an ungewöhnlicheren Tageszeiten. Vielleicht sind die frühen Morgenstunden interessant für dich, oder du arbeitest eher abends, um dem allgemeinen Trubel zu entgehen.

Viele erfolgreiche Unternehmer und Geschäftsleute stehen früher auf, um in den ungestörten Stunden bereits wichtige Projekte und Aufgaben des Tages anzugehen.

27 | Ziehe Kinderbetreuung in Betracht

Wenn du versuchst mit Kinder von Zuhause aus zu arbeiten, kann auch das beste Home-Office dich nicht vor Ablenkungen schützen.
Schaue dich für diese Zeit für eine Art Kinderbetreuung um, damit du mehr Ruhe hast. Nutze auch die Zeit, während dein Kind in der Schule ist oder am schlafen ist.

28 | Organisiere deine Kontakte

Wenn du es noch nicht bereits getan hast, investiere in ein gutes Smartphone. Speichere jeden Kontakt, der mit deinem Geschäft zu tun hat. Jede Nummer sollte sorgfältig mit Namen, Unternehmen und einige Notizen abgespeichert werden. So kannst du jederzeit ohne Zeitaufwand einen Anruf tätigen.

29 | Sortiere deine Dateien auf deinem PC

Nach Dokumenten suchen ist weder die Zeit, noch die Mühe wert.
Nehme dir einen Nachmittag, um alle Dateien, Bilder und Dokumente zu sortieren und deinen Desktop aufzuräumen.
Du kannst dir überlegen, ob du alles auf einer externen Festplatte als Back-Up speichern möchtest oder ob du wichtige Dateien in einem passwortgeschützten Cloudspeicher absichern möchtest. Hierüber hast du auch von überall Zugriff auf diese Dokumente und Daten.

30 | Keine Zettelwirtschaft

Ein wahrer Zeitfresser sind ebenfalls unsortierte Dokumente in Papierform. Nimm dir auch hier die Zeit, alle Dokumente in einem Ordner richtig einzuordnen, damit du sofort darauf zugreifen kannst, ohne danach suchen zu müssen.

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